(Click vào từng mục để xem)
I. MỤC ĐÍCH
- Quy định thống nhất cách thức quản lý, thực hiện việc xét duyệt hồ sơ cử đi đào tạo, bồi dưỡng, công tác, hội thảo, hội nghị trong và ngoài nước theo quy định của Nhà nước, của Trường.
- Xây dựng quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát trình tự công việc, phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong thực thi công việc.
- Các đơn vị, đối tượng có liên quan dễ dàng nắm bắt được đầy đủ các biểu mẫu, thủ tục cần thiết để việc thực hiện các nội dung công việc được nhanh chóng, kịp thời.
II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
- Là cán bộ, viên chức và các đơn vị đang làm việc tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh.
- Áp dụng đối với các viên chức thuộc phòng Tổ chức
- Hành chính trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao liên quan đến công tác xét duyệt cử đi đào tạo, bồi dưỡng công tác, hội thảo, hội nghị trong và ngoài nước.
III. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
- Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
- Căn cứ Quyết định số 937/QĐ-TTg ngày 30 tháng 6 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt đề án thí điểm đổi mới cơ chế hoạt động của Trường Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh;
- Căn cứ Quy định số 212/QyĐ-ĐHSPKT ngày 23/10/2015 về mức hỗ trợ học phí cho cán bộ, viên chức đi học trong nước;
- Căn cứ quyết định số 740/QĐ-BGDĐT ngày 21/02/2012 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc Ban hành Quy định thủ tục cử người đi học đại học và sau đại học ở nước ngoài, thủ tục gia hạn thời gian gia hạn học tập ở nước ngoài và thủ tục tiếp nhận lưu học sinh về nước;
- Căn cứ Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức.
A. ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG, HỘI THẢO, HỘI NGHỊ TRONG NƯỚC
1. Đi đào tạo trong nước
Sau khi cán bộ, viên chức có Giấy báo nhập học của cơ sở Đào tạo cần làm các thủ tục sau gửi về phòng Tổ chức – Hành chính để được cấp Quyết định cử đi học (Chỉ cử viên chức đi học đúng chuyên môn):
- Đơn xin đi học có ý kiến của Trưởng đơn vị (Theo mẫu BM01-ĐHTN);
- Bản sao Giấy báo nhập học;
- Văn bằng, chứng chỉ kèm theo,
2. Đi bồi dưỡng, hội thảo hội nghị chuyên môn, nghiệp vụ trong nước
- Cán bộ, viên chức đi bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ làm Đơn xin đi học ngắn hạn (Theo mẫu BM02/BDTN) kèm theo công văn chiêu sinh của cơ sở đào tạo gửi về phòng Tổ chức – Hành chính để trình Ban Giám hiệu xin ý kiến và ra Quyết định cử đi học.
- Cán bộ, viên chức đi tham dự hội thảo, hội nghị làm Đơn (Theo mẫu BM03-HTHNTN) kèm Thư mời tham dự hội thảo, hội nghị về P.TCHC để trình Ban Giám hiệu xin ý kiến và ra Quyết cử đi Hội thảo, hội nghị.
B. ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO Ở NƯỚC NGOÀI
B. Đào tạo, bồi dưỡng, hội nghị, hội thảo ở nước ngoài
1. Đi học ở nước ngoài
1.1. Trường hợp đi học theo diện học bổng, Hiệp định của Nhà nước:
- Dự tuyển: Viên chức làm hồ sơ dự tuyển theo quy định của Cục Hợp tác Quốc tế, hồ sơ dự tuyển từng năm sẽ theo Thông báo cụ thể của Bộ.
- Sau khi đã có kết quả xét tuyển học bổng, khi viên chức nhận được Giấy Triệu tập của Bộ Giáo dục và Đào Tạo viên chức gửi Giấy triệu tập về phòng Tổ chức – Hành chính để làm Công văn xin đồng ý cho phép viên chức đi học gửi Cục Hợp tác Quốc tế - Bộ Giáo dục và Đào tạo.
1.2.Trường hợp đi học theo diện học bổng khác
Viên chức sau khi nhận được Thư nhập học của cơ sở đào tạo cần làm các thủ tục để xin phép trường đi học, hồ sơ gồm:
- Đơn xin đi học (Theo mẫu BM04-ĐHNN);
- Bản cam kết (Theo mẫu BM 05-BCK);
- Sơ yếu lý lịch có dán ảnh (Theo mẫu BM 06-SYLL);
- Bản sao công chứng bằng cấp, bảng điểm;
- Bản sao và bản dịch Thư mời của cơ sở đào tạo nước ngoài cấp
- Lưu ý: Trong trường hợp viên chức đi học đã hết thời gian theo Quyết định cử đi học của Bộ, của trường nhưng vẫn chưa hoàn thành chương trình học tập thì viên chức làm đơn xin gia thời gian học tập (Đối với trường hợp đi học theo học bổng Nhà nước làm hồ sơ xin gia hạn theo mẫu của Bộ), các trường hợp đi học của Trường (Theo mẫu BM 07-ĐGH) và báo cáo tiến độ học tập (Theo mẫu 11-BC), Thư chấp nhận cho phép gia hạn thời gian học tập của cơ sở đào tạo (Kèm bản dịch) toàn bộ hồ sơ xin gia hạn gửi về phòng Tổ chức – Hành chính trước 30 ngày khi hết thời gian đi học theo Quyết định.
2. Đi bồi dưỡng, hội thảo, hội nghị ở nước ngoài
- Cán bộ, viên chức đi học bồi dưỡng ở nước ngoài làm Đơn đi học bồi dưỡng (Theo mẫu BM 08-ĐHBDNN), Thư mời (Kèm theo Bản dịch nếu Thư mời là tiếng nước ngoài). CBVC đi tham dự hội thảo, hội nghị làm Đơn (Theo mẫu BM09-HTHNNN), Thư mời tham dự Hội thảo, hội nghị (Kèm bản dịch nếu Thư mời là tiếng nước ngoài) về P.TCHC để trình Ban Giám hiệu xin ý kiến và ra Quyết cử đi bồi dưỡng, hội thảo, hội nghị.
3. Tiếp nhận viên chức sau khi đi học về nước
- Sau khi hoàn thành khóa học tại nước ngoài viên chức có trách nhiệm báo cáo tốt nghiệp với Bộ Giáo dục và Đào tạo, với Trường trong vòng 20 ngày làm việc, hồ sơ xin tiếp nhận lại trường bao gồm:
- Đơn xin tiếp nhận lại trường (Theo mẫu BM 10-TN);
- Báo cáo tình hình và kết quả công tác, học tập, nghiên cứu trong thời gian ở nước ngoài (Theo mẫu BM 11- BC);
- Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm do cơ sở đào tạo cấp, nếu chưa được cấp bằng phải có giấy xác nhận về kết quả học tập của cơ sở đào tạo (Bản dịch có công chứng);
- Nhận xét cuối khóa của Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước sở tại;
- Bản Photo Quyết định cử đi học, Quyết định gia hạn (Nếu có);
- Đối với Nghiên cứu sinh đi học theo diện học bổng Nhà nước, Hiệp định cần nộp thêm một số giấy tờ sau:
+ 1 Luận án Tiến sĩ, 1 tóm tắt luận án Tiến sĩ cho Bộ
+ 1 Luận án Tiến sĩ, 1 tóm tắt luận án Tiến sĩ cho Thư viện Quốc gia Hà Nội hoặc Thư viện khoa học kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh.
+ Cuống vé máy bay.
C. ĐI CÔNG TÁC TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC
- Đối với cá nhân:
+ Các trường hợp đi công tác do Trường cử gửi công văn phê duyệt của Hiệu trưởng (Kèm bản dịch công văn nếu là tiếng nước ngoài) về phòng Tổ chức – Hành chính để ra Quyết định cử đi công tác.
+ Trường hợp cá nhân đi công tác theo nhu cầu của đơn vị gửi Thư mời có ý kiến của Trưởng đơn vị (Kèm bản dịch nếu Thư mời là tiếng nước ngoài) về phòng Tổ chức – Hành chính để xin ý kiến Hiệu trưởng và ra Quyết định cử đi công tác.
- Đối với đơn vị: Đơn vị cử viên chức đi công tác làm Giấy đề nghị (Theo mẫu BM 12-GĐN) gửi về phòng Tổ chức – Hành chính để trình Ban Giám hiệu xin ý kiến và ra Quyết định cử đi công tác.
D. HỖ TRỢ THANH TOÁN ĐI HỌC, BỒI DƯỠNG
- Hồ sơ Thanh toán học phí theo năm tài chính, Đối với Nghiên cứu sinh trong nước mức thanh toán theo Quy định số
212/QyĐ-ĐHSPKT ngày 23/10/2015 của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh về mức hỗ trợ học phí cho cán bộ, viên chức đi học trong nước, kèm Quyết định cử đi học và Biên lai thu học phí (Theo mẫu BM13-TT).
- Trường hợp đi học bồi dưỡng cán bộ, viên chức thanh toán học phí sau khi kết thúc khóa bồi dưỡng (Theo mẫu BM13-TT) kèm theo Biên lai thu tiền, văn bằng chứng chỉ và Quyết định cử đi học của viên chức.
- Các trường hợp đi dự hội nghị, hội thảo thanh toán theo Quy định của Trường và hướng dẫn của phòng Kế hoạch – Tài chính