KPI giúp tổ chức xác định và đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu của tổ chức. Khi tổ chức đã phân tích được nhiệm vụ và xác định mục tiêu của mình, tổ chức đó sẽ cần đo lường tiến độ hướng tới những mục tiêu đó. KPI cung cấp cho tổ chức một công cụ đo lường như vậy.

     KPI giúp tổ chức đo lường liệu tổ chức có đang đi ‘đúng hướng’ – liệu tổ chức có đang hoạt động để hướng tới đạt được một kết quả hoặc một cải tiến có lợi hay không. Trong nhiều trường hợp, KPI được sử dụng trong các dự án để đo lường chỉ số cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

     Các đặc điểm khác của KPI được liệt kê dưới đây. Một KPI không nhất thiết phải đáp ứng tất cả những đặc điểm này để phù hợp cho tổ chức và các đặc điểm có thể trùng lặp lên nhau.
      Một KPI nên:

• Phù hợp với và nhất quán với tầm nhìn, chiến lược và mục tiêu cụ thể của  tổ chức
• Tập trung vào giá trị chiến lược của tổ chức hơn là kết quả kinh doanh không quá quan trọng tại địa phương – lựa chọn sai KPI có thể dẫn đến hành vi phản tác dụng và không tối ưu hóa được kết quả
• Tính đại diện – phù hợp với tổ chức và hiệu suất hoạt động của tổ chức đó
• Tính thực tế – phù hợp với những hạn chế và hiệu quả chi phí của tổ chức
• Tính cụ thể – rõ ràng và tập trung để tránh hiểu sai hoặc sự mơ hồ, không rõ ràng
• Tính khả thi – yêu cầu các mục tiêu đặt ra có thể quan sát được, cả khả năng đạt được, hợp lý, đáng tin cậy cũng như có hiệu lực độc lập trong điều kiện dự kiến
• Có thể đo được – có thể đo lường được, định lượng hoặc định tính
• Được sử dụng để xác định xu hướng – thay đổi xảy ra không thường xuyên, có thể được so sánh với các dữ liệu khác trong một khoảng thời gian dài hợp lý và có thể xác định được các xu hướng
• Tính kịp thời – có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định
• Được nắm bắt – các nhóm và các cá nhân hiểu hành vi và hoạt động của họ góp phần như thế nào vào mục tiêu tổng thể của tổ chức
• Được chấp thuận – tất cả những người đóng góp ý kiến đồng ý và chia sẻ trách nhiệm trong tổ chức
• Được báo cáo – Lập báo cáo thường xuyên gửi cho tất cả các bên liên quan và người đóng góp ý kiến
• Được quản lý – Tất cả nhân viên và quản lý xác định và hiểu được trách nhiệm của mình
• Được phân bổ nguồn lực – chương trình mang tính hiệu quả chi phí và được phân bổ nguồn lực đầy đủ trong suốt quá trình