Trong suốt thời gian đi làm tư vấn cho các tổ chức doanh nghiệp, chúng tôi đã gặp nhiều công ty quy mô cả lớn cả bé, họ vận hành rất tốt nhưng lại không thể kiểm soát đội ngũ nhân viên của mình; càng thường xuyên hơn nữa là những tổ chức không sử dụng Chỉ số đo lường hiệu quả cốt yếu (KPI).

Vậy, KPI là gì?

Theo Wikipedia, “các tổ chức thường sử dụng KPI để đánh giá sự thành công của toàn bộ tổ chức hoặc của một hoạt động cụ thể mà tổ chức thực hiện. Đôi khi, sự thành công được định nghĩa là sự tiến triển trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược, nhưng thông thường, sự thành công được định nghĩa là thành quả lặp lại của tổ chức ở một mức độ của mục tiêu vận hành.

Từ khóa của đoạn trên là từ đánh giá, nếu công ty không đánh giá được hiệu quả hoạt động của nhân viên thì công ty không thể biết được nó có đang hoạt động tốt hay không. Một trong những mối nguy lớn nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào là hiệu quả hoạt động của nhân viên, cách duy nhất bạn có thể giữ họ tập trung vào công việc là khiến họ cảm thấy có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao.

Với tư cách là nhà quản lý, bạn có thể biết chính xác nhân viên của mình đang làm việc ở mức độ nào bằng cách đo lường thông qua KPI. Giao mục tiêu để họ nỗ lực và với sự trợ giúp của KPI, người nhân viên sẽ dễ dàng tập trung cho công việc; và khi họ đạt được mục tiêu đặt ra, họ sẽ biết họ đã làm tốt nhiệm vụ của mình. Và cho dù họ không đạt được mục tiêu thì nhà quản lý có thể sử dụng chỉ số này để nhận biết cần tăng cường huấn luyện và phát triển ở mảng nào.

Để nhân viên tập trung, nhận rõ vai trò công việc và trách nhiệm của mình, việc sử dụng KPI giúp làm giảm căng thẳng và sự mập mờ, không rõ ràng trong từng phòng ban, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc trong một môi trường tích cực và có thể làm việc hiệu quả hơn. Khi đánh giá nhân viên, thảo luận giữa giám đốc và nhân viên dựa trên KPI sẽ giúp cả hai bên dễ dàng hơn khi đưa ra những quyết định về kế hoạch huấn luyện và phát triển, thăng tiến và tăng lương cho nhân viên.

Ví dụ sử dụng KPI thực tế

Một công ty lớn có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban có một trưởng phòng riêng, những trưởng phòng này phải báo cáo với giám đốc phòng ban và đến lượt giám đốc phòng ban báo cáo với tổng giám đốc. Hàng tuần trưởng phòng họp với nhân viên của mình và báo cáo lại tình hình với giám đốc. Hai tuần một lần, các giám đốc này báo cáo với tổng giám đốc để tổng giám đốc báo cáo kết quả với hội đồng quản trị.

Không sử dụng KPI để đo lường

• - Mỗi phòng sẽ họp lại, không có nhật ký công tác, mỗi trưởng phòng không biết phải báo cáo gì cho giám đốc vì buổi họp không có cấu trúc, thông thường sẽ chỉ là những lời phàn nàn về cùng một vấn đề tuần này qua tuần khác với một thái độ chung là “tại sao cứ phàn nàn hoài chuyện này, thật là lãng phí thời gian!”
• - Trưởng phòng, vốn đã có một cuộc họp không hiệu quả với nhân viên, tiếp tục ngồi họp với giám đốc bộ phận và không có gì để báo cáo trừ những lời phàn nàn quen thuộc từ nhân viên cấp dưới của họ.
• - Giám đốc các bộ phận sẽ báo cáo những lời phàn nàn của nhân viên đến tổng giám đốc (tôi tin họ sẽ lờ đi như không biết vì từ trước đến nay họ cũng không có hành động gì để cải thiện tình hình)
• - Tổng giám đốc sẽ họp với hội đồng quản trị chỉ để báo cáo về những phàn nàn của nhân viên cấp dưới.

Có sử dụng KPI để đo lường

• - Trưởng phòng tổ chức họp tổng kết dựa trên nhật ký công tác, theo KPI của từng phòng, yêu cầu nhân viên báo cáo lại hoạt động theo vai trò của họ. Mỗi người có một khoảng thời gian nhất định để báo cáo, mọi vấn đề được đem ra thảo luận và đề xuất kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề đó và vì vậy giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và đo lường KPI.
• - Giám đốc từng bộ phận tổ chức họp dựa trên nhật ký công tác, theo KPI của ban, họ cho từng trưởng phòng báo cáo những mảng công việc cụ thể liên quan đến chỉ số KPI họ đo lường, bất kỳ vấn đề phát sinh bởi kết quả của báo cáo này sẽ được thảo luận và đặt kế hoạch hành động để chỉ ra vấn đề.
• - Tổng giám đốc tổ chức họp dựa trên nhật ký công tác, theo KPI riêng của họ, sau đó cho phép giám đốc từng bộ phận báo cáo những mảng riêng liên quan đến KPI của toàn ty để đảm bảo mọi vấn đề và kế hoạch hành động đều được báo cáo.
• - Tổng giám đốc giờ đây đã có những thông tin mà hội đồng quản trị cần để hiểu về hoạt động của công ty, giữ được nhịp độ hoạt động ở mỗi phòng ban cũng như hiểu công ty đang phải đối mặt với những vấn đề nào bao gồm cả những hành động cần thiết để chỉ ra vấn đề đó.

Liệu công ty nào sẽ sống sót lâu nhất và hoạt động hiệu quả nhất?

Tóm tắt

• - Có các thước đo để tạo ra giới hạn tự nhiên cho vai trò của mỗi công việc
• - Tạo giới hạn trách nhiệm, tạo sự rõ ràng
• - Có rõ ràng vai trò công việc của mình mới tạo ra sự tự tin cho nhân viên
• - Tự tin tạo ra kết quả và hiệu suất cao hơn và giảm bớt stress
• - GIảm bớt stress và hiệu suất cao hơn giúp công ty phát triển

Vậy, tại sao công ty lại không sử dụng KPI để đo lường?


Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế