Xác định đúng vị trí việc làm phù hợp với mỗi công chức, viên chức sẽ tránh sự lãng phí và phát huy hiệu quả công việc với nhiều cơ quan, đơn vị nhà nước

1. Chuyển đổi cơ chế quản lý viên chức và yêu cầu về mô tả công việc theo vị trí việc làm gắn với chức danh nghề nghiệp, khung năng lực          

Đơn vị sự nghiệp công lập đang chuyển từ cơ chế quản lý hành chính sự nghiệp sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm. Từ năm 2006, theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25-4-2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính, đơn vị sự nghiệp công lập có thể tự chủ, tự chịu trách nhiệm một phần, hoàn toàn, hoặc vẫn duy trì cơ chế cũ về tài chính, biên chế, tổ chức bộ máy, nhiệm vụ hoạt động. Nghị quyết số 40/NQ-CP ngày 9-8-2012 của Chính phủ ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Thông báo Kết luận của Bộ Chính trị về Đề án “Đổi mới cơ chế hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập, đẩy mạnh xã hội hóa một số loại hình dịch vụ sự nghiệp công” nhấn mạnh: “tăng cường phân cấp và thực hiện trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cao hơn cho các đơn vị sự nghiệp công lập đồng bộ cả về tổ chức thực hiện nhiệm vụ, nhân lực, tài chính...”. Theo lịch trình, từ quý II năm 2013, Chính phủ sẽ ban hành các nghị định về cơ chế hoạt động và cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, nhân lực và tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập.  

Cơ chế quản lý, sử dụng, xây dựng đội ngũ viên chức chuyển từ mô hình chức nghiệp theo hệ thống ngạch, bậc sang mô hình vị trí việc làm (VTVL) gắn với hệ thống chức danh nghề nghiệp (CDNN) và khung năng lực. Cùng với quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý đơn vị sự nghiệp công lập, cơ chế quản lý, sử dụng viên chức cũng chuyển đổi, từng bước thực hiện Luật Viên chức, các nghị định của Chính phủ(1), thông tư của các bộ hướng dẫn thực hiện các nghị định này(2) đã và cũng sắp ban hành. Cơ chế quản lý viên chức chuyển từ mô hình chức nghiệp, hoạt động công vụ, quản lý theo hệ thống ngạch, bậc, kiểu quản lý hành chính đối với công chức, dựa vào bằng cấp và thâm niên công tác là chính sang quản lý theo mô hình VTVL gắn với hệ thống CDNN và khung năng lực, thực hiện mô tả công việc (MTCV) (kiểu quản lý của doanh nghiệp) chủ yếu dựa vào trình độ chuyên môn, năng lực công tác và kết quả hoạt động.

Mục tiêu của MTCV theo VTVL gắn với CDNN và khung năng lực nhằm hướng tới sự kế hoạch hóa, chuyên nghiệp hóa, chuẩn mực hóa, khoa học hóa và hiện đại hóa công tác nhân sự, thực hiện tốt chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra một cách căn bản, chính quy và có hệ thống. Đây là cơ sở để phân loại, quy hoạch, đánh giá, đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng, bố trí, đề bạt và thuyên chuyển, sắp xếp lại viên chức, trả lương, thù lao, thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với viên chức.

Yêu cầu của việc xác định VTVL, xây dựng tiêu chuẩn CDNN, khung năng lực, MTCV là vừa phải đảm bảo chặt chẽ và linh hoạt, vừa có sự định lượng và định tính, vừa kế thừa và phát triển. Bởi hoạt động nghề nghiệp của viên chức có đặc điểm là phải tuân theo quy trình chuyên môn nghiệp vụ được quy chuẩn hóa nhưng đồng thời tính tùy nghi, tự chủ, sáng tạo cũng là đặc điểm nổi bật trong hoạt động nghề nghiệp của viên chức, hơn nữa, MTCV là công việc mới đối với đơn vị sự nghiệp công lập.        

Để xây dựng bản MTCV cần thiết phải xác định VTVL, xây dựng tiêu chuẩn CDNN, làm rõ năng lực và khung năng lực, đây là các công việc gắn kết nhau, thường được thực hiện theo trình tự trên nhưng cũng có thể kết hợp, đan xen nhau.         

2. Xác định vị trí việc làm theo chức năng, nhiệm vụ của tổ chức       

Vị trí việc làm là công việc, nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số người làm việc, cơ cấu viên chức để thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý và xây dựng đội ngũ viên chức.    

Các nội dung cơ bản về xác định VTVL bao gồm: thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức; Phân nhóm công việc; xác định các yếu tố ảnh hưởng đến VTVL (tính chất, đặc điểm, nhu cầu công việc; mức độ phức tạp, quy mô công việc, phạm vi, đối tượng phục vụ; quy trình xử lý chuyên môn, nghiệp vụ; mức độ hiện đại hóa công sở, phương tiện làm việc); thống kê số lượng, đánh giá chất lượng đội ngũ viên chức; Xác định bảng danh mục VTVL cần thiết (số người làm việc và cơ cấu CDNN)...

Yêu cầu cơ bản về xây dựng VTVL đó là: Số lượng viên chức phải xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức, đảm bảo hiệu quả. Tùy theo mức độ tự chủ về nhân lực, có thể tự định đoạt số lượng, đảm bảo hoàn thành công việc, hoặc theo chỉ tiêu biên chế được phê duyệt của cấp có thẩm quyền; cơ cấu viên chức đảm bảo sự liên tục, kế cận giữa các thế hệ cán bộ; không có chức năng, nhiệm vụ nào không có cá nhân, đơn vị đảm nhiệm, không bỏ sót nhiệm vụ của tổ chức, mỗi nhiệm vụ phải có người có khả năng để đảm nhiệm; không có cá nhân, đơn vị nào không được giao chức năng, nhiệm vụ; một cá nhân có thể đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ và một nhiệm vụ có thể do nhiều cá nhân cùng thực hiện; một chức năng không giao cho nhiều đơn vị cùng đảm nhận; phải có sơ đồ chỉ rõ mối quan hệ công việc trong tổ chức, đơn vị và giữa các cá nhân.        

3. Xây dựng bản tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp theo vị trí việc làm        

Tiêu chuẩn hóa CDNN là một trong những nội dung quan trọng của công tác nhân sự. Tiêu chuẩn CDNN là yêu cầu về phẩm chất, trình độ, năng lực cần có để thực hiện công việc, nhiệm vụ được dùng để: phân loại, quy hoạch, nâng hạng viên chức; đánh giá viên chức; đào tạo, bồi dưỡng viên chức; tuyển dụng, bố trí, đề bạt và thuyên chuyển, sắp xếp lại viên chức theo VTVL; là mục tiêu phấn đấu của viên chức; là cơ sở để trả lương, thù lao và thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với viên chức...         

Tiêu chuẩn của các chức danh cụ thể (viên chức quản lý, chuyên môn) phải gắn với vai trò, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị sự nghiệp công lập.

Các yêu cầu về tiêu chuẩn CDNN phải phù hợp đối với mỗi VTVL nhằm đem lại giá trị nhiều nhất cho cá nhân và lợi ích cao nhất của tổ chức.

Tiêu chuẩn CDNN, chức vụ quản lý phải do cấp có thẩm quyền ban hành.

Nội dung của bản tiêu chuẩn CDNN bao gồm: thông tin chung về công việc; yêu cầu về phẩm chất chính trị tư tưởng, đạo đức nghề nghiệp; trình độ văn hóa, chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, kiến thức quản lý nhà nước...; thái độ, kỹ năng và khả năng giải quyết nhiệm vụ được phân công; kinh nghiệm công tác, sức khỏe, thể chất; những yêu cầu khác.

Các bước tiến hành xây dựng bản tiêu chuẩn CDNN theo VTVL: Tuyên truyền, thống nhất nhận thức quan điểm, chủ trương của Đảng, quy định của Nhà nước và kế hoạch của tổ chức, đơn vị về xây dựng tiêu chuẩn CDNN; thành lập Hội đồng xây dựng tiêu chuẩn; nghiên cứu, xác định các căn cứ pháp lý và thực tiễn; xác định hệ thống chức danh và phân nhóm CDNN; trao đổi với các nhà khoa học, chuyên gia, học tập kinh nghiệm ở các cơ quan khác; dự thảo quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của các nhóm CDNN; dự thảo tiêu chuẩn chung cho từng nhóm và từng CDNN cụ thể; dự thảo bản hệ thống tiêu chuẩn; xin ý kiến chuyên gia và chỉnh sửa; tổ chức lấy ý kiến đóng góp trong cơ quan, đơn vị nhằm đảm bảo sát hợp với yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức và khả năng của viên chức, tạo sự đồng thuận và hoàn thiện; ban hành hệ thống tiêu chuẩn CDNN và tổ chức áp dụng thử; đánh giá, sơ, tổng kết và bổ sung, sửa đổi tiêu chuẩn CDNN (nếu cần thiết).

4. Xây dựng bản khung năng lực theo từng vị trí việc làm      

Năng lực là tập hợp các kiến thức, kỹ năng, cách thức xử lý công việc và đặc điểm, uy tín cá nhân có ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Năng lực có vai trò thiết yếu để hoàn thành công việc, nhiệm vụ mà người đảm nhận nó cần phải có, phải biết và phải hành xử, tuân thủ theo những quy định, đòi hỏi; nó tạo ra sự khác biệt về hiệu quả đạt được giữa các cá nhân. Năng lực được thể hiện ở các nội dung sau:      

Kiến thức là thông tin và sự hiểu biết gắn với chức năng, nhiệm vụ của tổ chức và chức trách được giao; sự nắm bắt chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước gắn với công tác chuyên môn.         

Kỹ năng là phương pháp xử lý công việc, là năng khiếu, kinh nghiệm công tác. Đây là năng lực thực tế về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, mức độ thuần thục trong giải quyết công việc, thực hiện nhiệm vụ.      

Phong cách là lề lối làm việc khoa học, tính kỷ luật, năng động, sáng tạo, cam kết về trách nhiệm; đạo đức nghề nghiệp, hành vi chuẩn mực, động cơ, thái độ; tháo vát, mẫn cán, tận tụy; quan hệ ứng xử với đồng nghiệp, đối tượng phục vụ, khách hàng,...         

Khung năng lực là một phương pháp quản lý nhân sự tổng hợp về năng lực theo VTVL, công cụ hỗ trợ phát triển nguồn nhân lực. Cốt yếu là các cấu trúc năng lực cần có trong việc hoàn thành công việc được giao theo những cấp độ khác nhau.    

Cấu trúc của khung năng lực theo VTVL thường bao gồm các cấu phần: năng lực cốt lõi (dành cho tất cả VTVL, như kỹ năng giao tiếp, năng lực ra quyết định và giải quyết vấn đề, khả năng sử dụng công nghệ, ngoại ngữ, chuẩn mực về đạo đức nghề nghiệp...); năng lực chuyên môn (chủ yếu dành cho viên chức chuyên môn, như kiến thức, kỹ năng và khả năng chuyên môn...), năng lực theo vai trò (chủ yếu dành cho viên chức quản lý hay chuyên gia, như năng lực lãnh đạo, dẫn dắt, quản lý, hoạch định chính sách phát triển, tư duy chiến lược, tầm nhìn...).        

Cấp độ của khung năng lực là bảng chỉ cấp độ thành thạo công việc hay mức độ hoàn thành nhiệm vụ, thường từ 3 đến 7 cấp độ. Theo cấp độ thành thạo công việc, có thể chia thành: 1) Chỉ có thể thực hiện được công việc khi có sự hướng dẫn cụ thể; 2) Tự thực hiện được nhưng trong một số trường hợp cần phải có giám sát, hướng dẫn; 3) Tự thực hiện được một cách thành thạo; 4) Thành thạo trong công việc và có thể giám sát, hướng dẫn người khác; hoặc theo mức độ hoàn thành nhiệm vụ, hiện đang chia thành 4 loại: xuất sắc, tốt, hoàn thành, không hoàn thành;...   

Bản khung năng lực là thông tin giúp cho người đảm nhận công việc biết họ cần phải có những năng lực gì, cách thức xử lý công việc, quan hệ, ứng xử... và ở cấp độ nào để thực hiện tốt nhiệm vụ ở VTVL đó; khuyến khích các hành vi phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác, tạo động lực phấn đấu để đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức; là công cụ để đánh giá viên chức; là cơ sở để tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đề bạt, đào tạo, thực hiện các chế độ đãi ngộ đối với viên chức;...

Yêu cầu, nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng bản khung năng lực: Việc xác định các cấu trúc và cấp độ về năng lực phải dựa trên cơ sở đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, đặc thù về chức trách, nhiệm vụ của từng VTVL, kết hợp mục tiêu cá nhân và sứ mệnh, kỳ vọng của tổ chức; tạo sự liên kết, giao tiếp, trao đổi giữa nhà quản lý, người chịu trách nhiệm xây dựng bản khung năng lực với người thực hiện nhiệm vụ nhằm đảm bảo sự cam kết, tính thiết thực, linh hoạt và khả thi.    

Các bước tiến hành xây dựng bản khung năng lực: xác định mục đích của khung năng lực (để tuyển dụng hay trả lương, đề bạt, đào tạo...); kiện toàn cơ cấu tổ chức, bộ máy; xác định VTVL; xây dựng hệ thống CDNN; thu thập thông tin để xây dựng khung năng lực; xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực theo cấu trúc của khung năng lực, các chỉ tiêu cần đạt được (số lượng, chất lượng, thời gian, tiến độ thực hiện...); lựa chọn tiêu chí và xây dựng các cấp độ, mức độ của khung năng lực; tổ chức thực hiện và tiến hành đánh giá, xác định khoảng cách năng lực (chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của năng lực) và điều chỉnh (nếu cần thiết).        

5. Xây dựng bản mô tả công việc đối với từng vị trí việc làm  

Bản mô tả công việc (mẫu) gồm: thông tin chung (tên công việc, mã số, bộ phận công tác, CDNN/chức vụ quản lý, số người phải quản lý...); mục đích, trách nhiệm, nhiệm vụ của VTVL; quyền hạn (điều kiện làm việc, phương tiện, trang thiết bị cần thiết, lương, chế độ khác) và phạm vi thực hiện (lĩnh vực, địa bàn hoạt động, thời gian thực hiện); mối quan hệ với các VTVL khác; kết quả công việc/nhiệm vụ theo các cấp độ của cấu trúc khung năng lực,...   

Tác dụng của việc xây dựng bản mô tả công việc: Có kế hoạch để tuyển dụng, bố trí; định hướng cho viên chức biết những việc phải làm; là căn cứ để đánh giá việc thực hiện công việc, nhiệm vụ; thực hiện trả lương và các thu nhập khác; biết được nhu cầu của VTVL về trình độ học vấn, chuyên môn nghiệp vụ để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; phục vụ chính sách tạo động lực (khen thưởng, kỷ luật, hay đề bạt, thôi giữ chức vụ quản lý...); để thiết kế lại công việc cho từng VTVL hợp lý, hiệu quả hơn; là căn cứ để bảo vệ về mặt luật pháp, hạn chế các tranh chấp, khiếu nại...        

Các bước tiến hành xây dựng, ban hành bản mô tả công việc:

Lập kế hoạch. Xác định mục đích, yêu cầu, trách nhiệm cá nhân, đơn vị trong việc xây dựng bản mô tả công việc; lập sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy và quy trình xử lý dòng công việc, mối quan hệ giữa các đơn vị trong quá trình công tác.  

Thu thập thông tin về VTVL. Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của tổ chức; tiến hành phân nhóm công việc; đánh giá thực trạng viên chức; xây dựng danh mục VTVL; thu thập thông tin cụ thể về chức năng, nhiệm vụ từng đơn vị, bộ phận và danh mục hồ sơ công việc một số năm gần nhất của tổ chức, đơn vị.  

Xây dựng bản mô tả công việc tổng quát đối với từng đơn vị.(1) Xác định mục tiêu chính và công việc chi tiết của đơn vị, bộ phận. (2) Các đơn vị kiểm tra, chỉnh sửa và xác nhận. (3) Người (bộ phận) chịu trách nhiệm xây dựng bản mô tả công việc kiểm tra, rà soát bản xác nhận (đối chiếu với chức năng, nhiệm vụ đơn vị đó, với các đơn vị khác). (4) Cân đối, điều chỉnh để khỏi trùng lắp hoặc bỏ sót nhiệm vụ. (5) Trao đổi lại với các đơn vị và cùng xác nhận lại bản MTCV tổng quát.      

Thu thập, quan sát hoạt động và phân tích thông tin theo từng VTVL. (1) Xây dựng nội dung bản MTCV và bản quan sát hoạt động tại từng VTVL theo các nội dung: Thời gian (bắt đầu và kết thúc, thường là 3 tháng); hoạt động (công việc cần quan sát, thông tin cần thu thập tại VTVL); người chủ trì phân tích; cá nhân thực hiện tại VTVL; người giám sát; dự kiến kết quả thu được qua quan sát hoạt động, phân tích thông tin. (2) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thu thập, phân tích thông tin, hoạt động tại VTVL. (3) Sơ thảo bản MTCV cá nhân.       

Tổng hợp, phân tích dữ liệu, thông tin, dự thảo bản mô tả công việc đối với từng cá nhân và điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. (1) Người chịu trách nhiệm xây dựng bản MTCV tổng hợp, phân tích dữ liệu, sơ thảo bản mô tả công việc (MTCV) đối với từng cá nhân. (2) Người thực hiện công việc tại VTVL đó, trưởng đơn vị chuyên môn, người giám sát, người chủ trì phân tích tham gia điều chỉnh và xác nhận. (3) Người chịu trách nhiệm rà soát lại, xây dựng bản tổng hợp thông tin về các VTVL của tổ chức, đơn vị, đồng thời xác định, liệt kê các công việc chính, thường xuyên, đột xuất, trọng tâm, công việc giao thêm. (4) Thực hiện cân đối, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị và nhiệm vụ, công việc giữa các cá nhân. (5) Trao đổi với các đơn vị và cùng xác nhận lại các nội dung cần thiết.      

Soạn thảo bản MTCV. (1) Trên cơ sở điều chỉnh, xác nhận lại, người chịu trách nhiệm xây dựng bản MTCV soạn thảo bản MTCV. (2) Người thực hiện công việc tại VTVL đó và người quản lý, người chịu trách nhiệm xây dựng bản MTCV cùng nhau thảo luận (lần cuối) và đi đến nhất trí về bản MTCV, đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi, không bỏ sót nhiệm vụ hoặc chồng chéo nhau; thống nhất những vấn đề cần giải quyết, xử lý nếu viên chức tại VTVL đó vắng mặt trong một thời gian nhất định nào đó. (3)  Hoàn chỉnh dự thảo bản MTCV.  

Phê chuẩn, ban hành bản MTCV. (1) Góp ý, phê chuẩn bản MTCV (có sự tham gia đóng góp của tập thể lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các tổ chức đoàn thể, đơn vị chức năng về pháp lý, tài chính, tổ chức nhân sự, chuyên gia...). (2) Thủ trưởng cơ quan ban hành bản MTCV (có ký kết, xác nhận của người thực hiện công việc, người quản lý của đơn vị đó, người xây dựng bản MTCV).   

Đây là công việc cụ thể và tỷ mỉ, mất nhiều thời gian, công sức, đồng thời là vấn đề nhạy cảm, phức tạp; trong giai đoạn mới thực hiện khó tránh khỏi sự xáo trộn, gây nên những tâm tư, tình cảm, động chạm đến lợi ích nhiều người nên phải đảm bảo sự kế thừa và phát triển.

TS. Mai Hữu Thỉnh - Học viện Chính trị khu vực III